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管制员服务

会计外包是您不断发展的业务的正确选择吗?

随着业务的增长,您以前用来做自己的事情(或雇用一个兼职人员做的事情)现在需要整个部门。会计和簿记就是一个很好的例子。将您的会计部门扩展到包括一名专职簿记员和一个财务总监,意味着额外的开销。您需要为新员工找到办公空间。如果您的办公室已经破裂,甚至可能意味着租赁一栋更大的建筑物。然后是全职工资,失业税,福利等等。更不用说雇用和培训新员工的时间了。

但是,有一种更便宜的方法:会计外包。当您将会计服务外包时,将需要有人:

  • 每天管理您的书籍
  • 与您共享定制的报告,以便您可以基于合理的财务分析做出决策
  • 跟踪应付账款和应收账款
  • 创建每月资产负债表& profit & loss statements
  • 在每个月底核对帐户


当您选择AccountingDepartment.com时,您还将获得财务总监,该财务总监为簿记员提供检查和结余,确保簿记员遵守GAAP规定,并每月与您会面以进行咨询,以帮助您解释公司的财务数据。

如果您需要专职簿记员和控制人,但又不想扩展您的实体公司,请立即联系AccountingDepartment.com,以了解有关会计外包的更多信息。

选择会计外包服务前要问的问题

外包会计服务可能会成为您开展业务的恐怖步骤。毕竟,您不认识您所雇用的人,并且可能没有机会与他们面对面见面。但是在当今的虚拟世界中,它已成为一种常见的做法,并且有很多好处。

寻找最适合外包的会计公司是找到合适的公司并确保公司选择最适合您需求的簿记员的组合。

在选择会计外包服务之前,您应该问以下几个问题:

  • 您是外包给其他国家还是只聘用美国的簿记员?
  • 您的员工是W-2员工还是分包商?
  • 我的簿记员什么时间工作?
  • 招聘流程是什么?
  • 我的簿记员是否在安全的环境中工作,计算机系统是否安全且私有?
  • 您能保证我的财务记录被保密吗?
  • 我的信息存储在哪里?
  • 您的服务器有多安全?
  • 您有什么样的备份?
  • 如果您的服务器出现故障,万一发生紧急情况,该怎么办?如何访问我的财务记录?
另外请务必找出:

  • 您的簿记员是否接受过所使用会计软件的品牌和版本的培训?
  • 他们的培训有多广泛,簿记员是否有任何认证或其他证书?
  • 如果您的簿记员生病了怎么办?
外包会计的三种方式减少公司欺诈

美国组织因欺诈而损失了其年收入的7%, 根据注册欺诈审查员协会的调查,报告于BusinessInsider.com。

对于一家收入在100万美元至5,000万美元之间的公司来说,这可不是一个小数目。员工人数少于100人的公司的平均损失为200,000美元。

虽然可能无法完全避免公司内部和外部的公司欺诈,但是您可以采取某些措施来防止欺诈。

  1. 消除纸质支票。您为盗贼伪造的报纸越多,您成为欺诈受害者的机会就越大。当您转向“云端”会计软件并雇用虚拟簿记公司来维护您的财务记录时,您可以最大程度地减少支票和其他材料的打印输出。
  2. 建立内部控制以发现公司欺诈行为。如果您的书一团糟,您可能不知道正在发生什么或即将发生什么。当您聘请可靠的虚拟簿记员时,您将可以访问资产负债表和财务分析报告,这些报告可以帮助您发现任何看起来可疑的东西。
  3. 使用外包会计来防止内部欺诈。当您的簿记员在远程工作并且与您的员工没有任何联系时,他们就不会被其他员工约束或策划来篡改书籍以掩盖欺诈和挪用公款。您的虚拟簿记员是中立且公正的。他们关心的只是为您提供最佳的财务状况,以便您做出明智的财务决策。有了道德的财务总监在您的簿记员上方提供支票和收支平衡,他们也无法避免员工舞弊。

简而言之,防止公司欺诈的最佳安全性包括将您的财务记录存储在云中,最小化簿记的纸质记录以及使用在您的公司或其员工中没有个人利益的簿记员。
财务报表分析可以帮助防止员工被盗

许多企业所有者(无论大小)在被盗之前已经成为员工多年的受害者。毕竟,什么时候才是您最后一次真正仔细查看公司的资产负债表或花时间了解财务报表分析员将财务报表放到办公桌上了吗?可能是您的财务主管或簿记员从您那里窃取了钱。

费城商业杂志上的这篇文章涉及簿记员犯有员工盗窃罪,这很严厉,但这是事实。这不仅发生在小型企业所有者身上。您的业​​务越大,您越有可能失去财务状况并成为员工盗窃的受害者。您可以采取什么预防措施?

通过财务报表分析对员工进行盗窃
只需仔细查看您的财务总监每月提供的财务报表分析,便会有所帮助。您的财务总监应提供制衡功能,以确保您的簿记员不会偷窃,但两方也很容易一起工作。您需要成为每月审查财务报表分析和资产负债表的人。

寻找: 

  • 向异常供应商开出的支票。您的簿记员本可以创建另一家公司,并向她兑现该公司的支票。她也可能写支票支付个人账单。
  • 向公用事业公司等发出的重复支票。同样,您的簿记员可能正在写支票来支付她自己的手机账单等。
  • 向您的簿记员开出的支票。是的,正如PBJ文章所说,有些簿记员真傻。
如果您担心员工被盗,另一种防止盗窃的方法是使用虚拟会计公司。在AccountingDepartment.com,我们有严格的招聘流程,因此您知道簿记员是值得信赖的。
四种防止员工盗窃的方法

关注员工盗窃?您有权。根据企业注册欺诈审查员协会进行的一项调查,并在BusinessInsider.com上进行的一项调查显示,由于公司欺诈和员工失窃,2008年企业损失了近1000亿美元。

密切关注财务报表分析是在失控之前发现员工失窃的一种方法。这里还有其他几种方法。

  1. 雇用前对簿记员进行就业检查。丢掉一连串工作的候选人可能表明员工被盗或欺诈。也许她被抓住并被解雇了,或者她在他们抓住之前就离开了。当然,人们经常有很好的理由辞职,但是如果出现异常情况,请继续寻找下一个候选人。您不能和处理所有资金的人碰碰运气。
  2. 减少纸张痕迹。将空白支票锁在办公室中。更好的是,将您的会计软件“移动到云端”并过渡到无纸化办公室。这也是较便宜,环保的选择。
  3. 确保簿记员上方有人来检查他们的工作。考虑财务总监或外部审计师。
  4. 雇用虚拟会计公司如AccountingDepartment.com为您处理所有这些详细信息。在AccountingDepartment.com,我们经营着一家拥有38多名全职簿记员的公司,并且我们正在快速发展。我们在每个行业都有不同规模的客户。我们的大部分帐户都是年收入超过100万美元的公司。我们的声誉在线上,所以您可以打赌我们会以最大的谨慎来雇用我们的簿记员,并有最严格的雇用程序。财务总监管理簿记员,以防止员工失窃和错误。我们将与您一起查看您的财务记录,因此您知道我们没有什么可以隐藏的。

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