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计费和收款的10个最佳做法

计费和收集的最佳做法

现金流问题甚至可能使盈利的企业陷入困境。没有适当的现代化,高效的应收帐款系统,可能会使按时付款和完全困难。以下是10种可行的方式来简化帐单和收款。

1.没有更多的手动系统

就像您不会使用打字机写一封信给您的客户一样,您也不应使用Excel电子表格或其他手动系统来向您的客户收费。手动处理帐单给错误留下了太多的机会。最好的发票使用 最新数据 并包括交易的所有方面,例如计费时间或产品规格。摆脱基于Excel或基于电子表格的跟踪系统,您将可以及时,准确地发送发票,从而更容易及时付款。

2.试用基于云的软件

基于云的软件对企业的好处 是众所周知的。好的软件可以帮助您准确地跟踪应收帐款,包括已发送的发票,已查看的发票,已付款的发票以及未结清的发票。您可以在任何地方访问信息,基于云的解决方案通常比其他替代方案更安全。如果您选择外包簿记服务,请确保您雇用的公司使用正确的软件来使跟踪帐单高效而简单。

3.以电子方式发送发票

与查找合适的电子邮件地址相比,查找合适的电子邮件联系人要容易得多。此外,您可以保证发票到达的人是正确的,并且不会在某处的桌子上苦苦等待收货。通过电子邮件(或传真)跟进第二张发票要比通过邮件发送另一张发票来希望有人收到要容易得多。

4.自定义发票时间

在最有可能付款时向客户开具发票。根据客户可以立即获得发票所需的批准时间来定制计费时间表。要使该系统正常运行,必须了解客户的应付账款批准流程。对于大多数客户来说,这也意味着具有不同的开票时间和会计程序,但是潜在的现金流增长将值得额外的工作。

5.委托开发票责任

发票最好由负责客户的人员来完成。他们定期与客户合作,因此他们了解他们的计费程序以及谁负责批准付款。这也将减少任何计费错误或其他可能延迟按时支付发票的问题。

6.制定及时批准程序

发票应得到批准并及时寄出。要减少等待时间,请制定适当的流程以快速批准发票。建立一个要求在24-48小时内批准发票的系统。如果未在必要的时间内批准,则将问题上报给更高级别的经理。

7.为提前付款提供折扣

鼓励客户提早付款。 1%的折扣是让客户提早付款的好方法,特别是那些一直以来一直延迟付款的客户。现金拮据的客户可能会发现折扣吸引人,因为他们寻找可以在理财的同时找到的任何积蓄。每月在发送发票时提醒客户折扣,以便他们知道他们可以选择并更有可能使用它。

8.与应付帐款人交朋友

关系就是一切。花时间去了解负责确保您的发票得到付款的人。您想成为一家公司,在好时机和坏时机先得到报酬。闲聊很长一段路要走。保持这种关系意味着您很可能比其他任何人都得到报酬。人们在可能的情况下更有可能付钱给他们喜欢的人,并且首先与他们有关系,因此要与客户的应付账款经理保持联系。

9.与客户保持一致联系

根据Vixen的说法,公司应该与客户保持联系 三个不同的场合 发票到期之前。首先,在发票发送之日致电客户。此电话纯粹是提供信息,让客户知道发票已发送,并回答客户可能有的任何问题。接下来,在发票发送后两天致电以查看是否收到发票,并提醒客户提早付款的人可以享受的折扣。最后,致电发票到期日,以查看是否有任何可能延迟付款的问题。尽管该过程很繁琐,但如果不遵守此联系时间表,则会大大减少您的销售天数。

10.知道何时获得外部帮助

尽管上述所有措施都会帮助您大幅减少未结发票,但仍有一些客户严重拖欠帐单,需要其他帮助才能支付这些发票。确保客户提前知道什么程度的拖欠会触发将发票发送到收款方的需求,并在此之前提供与他们合作的机会。

 

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