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如何知道您是否可以信任簿记员

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在之前的帖子中,我们讨论了如何找到您可以信任的外包会计服务。但是您可能仍然会遇到一些令人困惑的疑问。簿记员欺诈和公司盗窃案如此之多。您怎么知道您可以真正信任您的簿记员?尤其是如果您过去曾被内部记账员烧掉(那比您对中小型企业主的想象还要普遍!),您可能不想将财务报表交到您不认识且从未见过的人。

让我们来看看在虚拟会计公司如AccountingDepartment.com中建立的流程和程序如何在信任您的簿记员,会计师和财务总监方面发挥所有作用。在为所有簿记和会计客户制定的流程和程序方面,我们在AccountingDepartment.com上有五项不同的操作。

1.会计服务具有内置的制衡机制。

内部簿记员的问题之一是很少有另一位员工检查工作甚至根本不看书。大多数企业主雇用簿记员是因为他们没有时间或知识来维护和平衡自己的书。在公司欺诈的情况下,他们不太可能发现错误。

通过在每个帐户中包括一个全职记账员和一个控制器,可以建立自然的制衡体系来发现错误和疏忽。控制器负责监督簿记员,其中包括发现错误以及所有看起来不正确或可能是危险信号的东西。

2.您的簿记公司发行并使用了与您的输入内容放在一起的《客户程序手册》。

当我们加入新客户时,我们会创建一个全面的 客户程序手册,以及详细说明我们将提供的服务的正式服务水平协议。 CPM概述了我们使用的流程和程序,包括要共享的财务报表,所有文档的时间表以及如何交付。

客户相信我们的簿记员将完全按照预期做事,因为这都是书面形式。如果我们不遵守承诺,我们就不会做生意。

3.您的全职簿记员会收到并使用带薪休假,包括休假时间。

内部记账员永远不会休假,这可能是一个危险信号,表明您可能是会计欺诈的受害者。如果您的簿记员一直在“做饭”,他或她将不希望其他人把手放在记录上,因为他们可能会注意到有些不对劲。

我们的簿记员是全职员工,因此,我们为他们提供大量的病假,带薪休假和休假时间。由于我们的《客户程序手册》以及我们在培训新簿记员时所灌输的过程和程序,其他簿记员可以轻松地临时介入并管理您的书。除了负责监督您账簿的控制人之外,您还将知道,簿记员永远不会是您财务记录的唯一对象。

4.您的簿记员在安全的家庭办公室工作。

并非总是公司内部的簿记员会从公司偷东西,但往往是由于他或她的疏忽才使他可以偷东西。从设置容易被黑客入侵的密码,打开计算机屏幕和打开QuickBooks而不使用密码保护,甚至不打开未打开的用于存放支票簿或零用钱的抽屉的方法,公司内部簿记员可以通过多种方式使员工偷。

在AccountingDepartment.com,我们的簿记员在工作 完全虚拟 ,所有支票和付款都以电子方式签发,因此就没有机会窃取或保留不安全的信息。它们在整个美国的安全家庭办公室中运行,无法访问安全服务器,而无法打印,删除或下载文件。该系统包括虚拟支票和付款功能,这使您的任何内部员工都很难与您的簿记员一起偷窃,或者使簿记员无意中采取行动(或疏忽采取行动),这将使员工更容易其他员工偷。在大多数办公室中,很难甚至不可能复制这种级别的安全性。

5.每个月都有规定的结帐程序,当时,该月的簿记记录已锁定,因此没有人可以更改它们。

在每个月的月底,由您的每千次展示费用指定 AccountingDepartment.com团队 (您的控制人和您的专职簿记员)会面,并完成称为“结账”的过程。目前,我们会检查您的总分类帐,将所有交易与信用卡对帐单,银行对帐单,银行收据和其他收据进行匹配,并确保所有内容均已计入帐目并显示“余额”,且每笔交易均显示对等的交易。

当所有内容检查完毕后,我们会在您的同意下“关闭”账目,并且无法进行其他更改。这样可以确保您已经查看了簿记记录以及其他受过训练的眼睛,并同意该信息是真实,准确和最新的。

从第一步到最后,正确的簿记公司已经建立了为客户建立信任和安全性的程序。我们剥夺了动机,我们剥夺了机会,我们让企业所有者对他们的簿记团队的可信赖性更加放心。

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