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初次承包商分包商指南

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您的第一份政府合同可能是有益的经历,但是当您发现需要额外的帮助来完成工作时会发生什么呢?了解您需要了解的内容 DCAA要求 关于分包商要保持合规。

承包商的一些基本知识

在研究选择分包商之前,您需要熟悉一些术语。作为主要承包商,您称为主要承包商。分包商由《联邦采购法规》(FAR)3.502-1定义为:

除总承包商以外,根据总合同或与该总合同有关的分包合同要提供或提供任何种类的任何供应,材料,设备或服务的任何人,包括要约或提供的任何人。为主要合同或更高级别的分包商提供一般用品。

“高层分包商”是也与分包商签约以履行服务或提供物资的工作,以完成他们与主要承包商签订的合同的工作。

根据FAR 3.1001,分包商也是“向主承包商或其他分包商提供或向其提供供应或服务的任何供应商,分销商,卖方或公司。”

分包商不应与顾问混淆。下 远31.205-33顾问服务“由具有特定职业的成员或具有特殊技能的人提供,而不是承包商的官员或雇员。例如,承包商或分包商为了提高其法律,经济,财务或技术地位而获得的服务。通常会获得专业和顾问服务,以获取信息,建议,意见,替代方案,结论,建议,培训或直接帮助,例如研究,分析,评估,与政府官员的联络或其他形式或代表。”

在收取工时费并为您的允许费用分配正确的帐户时,这些区别非常重要 符合dcaa的会计系统。分包合同必须作为总承包商年度费用建议的一部分进行报告。

选择分包商的过程

您不能假定您被允许雇用分包商。您必须首先从承包商那里获得转包的同意。您需要尽可能提前向承包商提供以下信息: 

  • 对要分包的供应或服务的描述。
  • 标识要使用的分包合同的类型。
  • 确定拟议的分包商。
  • 拟议的分包价格。 (远52.244-2) 

根据FAR 15.404-3,您的同意请求必须包括“(1)分包商向主承包商或更高级别承包商的建议书的副本,如果有,则包括建议书封面。 FAR 15.408,表15-2 使用,以及相关的成本或价格数据,以及(2)由主承包商和/或所涉及的更高级别的分包商完成的审查包,包括任何成本和/或价格分析(如果有)。

如果以下任何合同超过简单获取阈值,则您的订约人员可能需要其他信息才能同意:

  • 信件合同
  • 固定价格合约
  • 时间和材料合同
  • 劳动合同

如果需要,承包商人员将验证您是否具有批准的采购系统。然后,将评估分包合同和条款的可接受性和成本允许性。

主承包商的责任

获得您的同意后,作为总承包商,您有责任选择和授予分包合同。尽管在同意之前您可能已经做了很多工作,并且可能已经考虑了特定的分包商,但在可能的情况下,您应该在竞争基础上选择分包商。您将负责监控分包商的技术和财务绩效,以及根据分包商条款完成的所有工作的付款情况。

确保遵守 联邦法规52.216-7(d)(2)(iii),在提交的年度已发生费用中填写最终间接费用率建议的计划J。确保包括: 

  • 您已授予公司的分包合同清单
  • 主要和分包合同编号
  • 分包价值和奖励类型
  • 会计年度索赔额
  • 分包商名称,地址和合同要点信息

避免缺陷

良好的沟通和高效的会计系统对避免缺陷大有帮助。但是请记住,您不仅要对自己的会计程序和绩效负责,而且还要对分包商的会计程序和绩效负责。选择分包商时,请评估其会计系统是否符合合同条款和政府法规。请清楚说明您,您的承包商人员和审核员将始终需要访问分包商的系统,以符合联邦法规的要求。您将需要能够监视他们的会计流程,以确保结算准确。

还要仔细检查您的表格和子句是否正确。从分包商处获得费用发生提交,以验证费用并核对帐单。如果分包商拒绝您访问其系统或报告,请确保通知您的订约人员并要求拒绝访问。这将证明您正在尝试遵循程序,但被分包商拒绝。

到那个时刻 DCAA合同,只要您请求并获得同意转包,就有许多成功的分包关系的途径。做您的研究并明智地选择您的分包商。从长远来看,您会很高兴的。

了解有关政府承包商会计服务的更多信息:

索取有关DCAA会计服务的信息 

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