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您应该保留业务记录多长时间?

您应该将您的业务记录保持多久

许多企业不确定在无纸化时代必须保存多长时间的记录。记录保存是一项无聊但重要的商业活动,如果您选择错误,您将面临诉讼,继任计划问题和税务员的愤怒的风险。了解您应该保留业务记录多长时间将有助于您避免这些问题。

一般规则

国税局已经建立了一些 税收文件基本记录保存规则。在税收领域之外,关于您应该保留业务文书多长时间的指导很少。大多数律师,会计师和簿记服务机构建议保留原始文件 至少七年。根据经验,七年时间足以为税务审计,诉讼和潜在索偿辩护。

具体文件

  • 营业税申报表 并且必须保留支持记录,直到IRS不再审核您的退货。在大多数情况下,美国国税局可以在提交文件后三年内对您进行审核,但是如果国税局怀疑您的申报表存在“重大错误”,则该期限可以延长至六年。
  • 工资税记录, 包括工时表,工资,养老金,税金,福利和小费,必须在应缴税款日期或您实际支付之日后至少保存四年,以较晚的日期为准。
  • 现有员工档案 应在员工离职,解雇或退休后保留。但是,如果员工遭受与工作有关的事故或对企业提出索赔,建议在解决索赔后将您的记录保留长达10年。
  • 求职者信息 必须保留至少三年,即使您没有雇用申请人。
  • 所有权记录, 例如业务成立文件,年度会议记录,细则,股票分类帐和财产契约,应永久保留。
  • 会计服务记录 应该保留至少七年。作为保守派的会计师,通常会建议您保留 财务报表,永久检查登记册,损益表,预算,总分类账,现金簿和审计报告。
  • 运营记录 包含 银行账户 对帐单,信用卡对帐单,已取消的支票,现金收据和支票簿存根,请遵循7年规则。

这些时期不是作为最终授权,而是作为指导。您的每次转化费用, 外包会计服务 或税务律师可能会根据您所在行业的规则和您企业的特定需求,推荐其他方法。

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