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首席财务官如何避免簿记破坏客户

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当涉及公司的簿记惯例时,业务的运作效率将仅与现有流程一样高。适当的簿记对于任何公司的健康至关重要。如果做得不好,可能会因成本上升,取消供应商服务和利润损失而逐渐破坏业务。当您进入一家中小型企业来监督其财务状况时,请考虑查看该公司的帐簿和簿记程序,以确保该部门正常运转。可靠的簿记系统是构建公司所有重要财务信息的基础。

簿记如何破坏企业?

簿记不当会以多种方式破坏业务。例如,一家公司可能在不知不觉中未能按时付款,弹跳支票或向供应商支付错误的金额。这种情况倾向于滚雪球,因为付款问题可能导致公司失去供应商和供应商。当供应商和供应商放弃业务时,它将没有为客户服务所需的商品或产品,最终将导致销售损失。即使是暂时的生产延迟,也可能对公司造成持久的损害,因为其客户将转向竞争对手寻求他们的需求。一旦离开,他们可能永远不会回来。

当簿记不足导致公司延迟支付账单时,可能会发生信贷问题。对于中小型企业来说,这是一个主要问题,因为它们可能更需要贷款。信贷问题触发了更高的利率以及有关贷款审批的麻烦。  

簿记还可能导致错失商机,从而破坏业务。如果企业主认为他或她的公司所赚的钱少于其实际收入,那么他或她可能会延迟扩张或放弃获利丰厚的投资。它还可以防止 首席财务官,有效地运营公司的财务方面。 

法律问题是不良簿记行为的另​​一个后果。如果公司的帐簿保存不正确,则会发生法律问题,例如滞纳税或未缴税款。在某些情况下,会采用不正确的扣除方式。如果您的公司没有足够的资金来支付其供应商,则他们可能会起诉以要求赔偿这笔钱,或者对公司支付留置权。

簿记解决方案

当一个 外包首席财务官 到达一家新的客户公司时,他们应该首先确保查看该公司当前的簿记惯例,以确保它们运作正常。在簿记方面,许多公司都有共同的问题。以下提示将帮助您纠正这些问题。簿记中的常见问题包括:

  • 会计效率低下
  • 缺乏文件化的流程和程序
  • 一个人休息太多的力量
  • 会计技术集成不正确或不存在

会计效率低下

簿记效率低下包括费用分类不正确,在错误的时间段增加交易以及忘记保存收据。在检查客户的簿记和会计时,通过标记所有主要会计活动进行审查来抽查效率低下的地方。要求参与执行任务的人员描述活动的功能。通常,您寻找改进机会的第一资源就是简单地询问正在工作的人员。 

缺乏文件化的流程和程序

通常,由于缺乏财务效率而导致会计效率低下 记录流程和程序。尽管这可能是一项艰巨的任务,但与专业的簿记人员一起为每个会计任务创建和记录流程最终将是改善簿记和预防重大问题的最佳方法之一。它将帮助您发现潜在风险,改善 数据准确性 并建立制衡机制的安全网。

一个人的力量太大 

完成对公司员工的评估,以确认是否有人在现场对公司的健康构成重大风险。如果遇到这种情况,请通过分离作业任务进行更改。例如,负责批准企业购买发票的员工不应是将其输入会计系统的员工。此外,此人不应批准付款。现代处理系统提供了一个选项,使您可以为簿记计划中的每个员工设置不同的工作职责。

进行广泛的审核过程。例如,要求公司的所有发票都要经过会计处理,然后再发送给 付款批准。如果公司规模较小且没有会计部门,请将这项服务外包给一家公司,该公司将分开处理职责并实施控制。  

会计技术集成不正确或不存在

今天的 会计技术 选项使大量高级集成,双向数据同步和综合报告成为可能。但是,它也带来了与实施和管理会计技术有关的问题和复杂问题。在未经培训的簿记员管理高度先进的系统的情况下,公司通常会陷入束缚,无法利用他们的系统来生成他们有能力的报告。

当公司找到自己的位置时,CFO可以依靠专门从事会计技术实施和管理的外包簿记服务资源来提供巨大优势。与内部会计人员不同,外部会计服务提供商始终在所有会计技术创新中处于领先地位,其任务是与时俱进,并了解负责新应用程序研发的关键行业领导者。

政策考量

为了保持公司的利润和组织性,请着重于其簿记程序的现行政策。为确保质量,请执行公司范围内的批准和审核过程,该过程要求每个人都遵守一套标准化的簿记准则。确认公司政策包括要求财务员工遵循公司普遍接受的会计惯例和原则。

成立新的客户公司后,请评估簿记手册和对簿记人员的培训。该文件应包括管理公司交易的程序。如果尚未制定,请设置公司的会计政策,有条理的程序和标准。此步骤将确保您企业的日常会计活动保持稳定。通过分步执行的程序,您可以相信公司的簿记员将始终如一地完成其日常任务。这还提供了企业运营的详细记录,同时创建了其绩效的每月综合基准。

贵公司的簿记政策手册还应包括有关业务中谁有权签署支票,进行银行存款,完成电汇和处理信用卡付款的详细信息。确保该手册还说明了应如何管理公司的工资单。首先,请确保簿记工作能够带来详细的报告和财务见解,而您作为首席财务官需要做出关键决策。  

何时引进专家

现代技术 创新使中小型企业得以蓬勃发展。由于这些公司往往只由几名员工经营,因此外包已成为必需的商品。当您开始管理公司财务运作的任务时,知道何时外包将增加您为企业带来的价值。

为了使公司保持盈利,请考虑将核心能力以外的任何服务外包,而外部专业人员比内部有限的员工可以做的更好。您甚至可以外包公司的簿记流程,以确保获得更好的报告和准时服务,并且在知道自己的财务部门安全的情况下可以放心。

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