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财务主任的雇员报销和差旅费指南

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员工比以往任何时候都更具流动性,但是您如何确定什么是可接受的,可报销的业务费用呢?了解如何充分利用当今不断变化的人员配置动态,以使您的簿记尽可能简单和准确。

员工业务费用

并非所有员工都被绑在办公室的桌子上。您的公司可能使用多种人员配置策略,例如家庭工人,合同工,共享办公室或流动员工。时间表可能会有所不同,从轮班工作或弹性时间表到通话中或根据需要而定。无论采用何种人员配置策略,制定明确的业务支出计划都可以防止员工报销的潜在问题。

业务费用是指为 操作 你的事。物理或虚拟工作空间,用品以及运输和通讯费用只是构成业务费用的一些示例。您的公司可能选择为员工提供这些东西,但是当您选择不提供这些东西时,您必须明确定义 花费 您将也不会退款,以及随附的要求退款的规则和程序。

运输费用

所有员工都需要定义的“常规工作场所”,无论是办公大楼还是自己的家。这是因为往返于常规工作场所通常被视为员工的责任。但是,在前往其他工作地点时,通常会向员工提供相应的报酬。一些示例包括:

  • 多个工作地点之间的运输
  • 要求的客户或客户拜访
  • 在常规工作场所之外开会
  • 在家旅行到临时工作场所

保险费用

为了使员工在开展业务时遵守法规,可能需要某些类型的保险。责任,渎职,车辆和自然灾害保险可能是您的雇员需要获得的几种保险。制定这些费用的偿还时间表将有助于您的员工和企业保持安全和合规。

通讯费用

不断与员工保持联系是新的现实。即使员工在现场工作,许多公司还是选择了自带设备(BYOD)策略。这使员工可以在满足公司需求的同时使用他们喜欢的技术。与供应,维护和升级技术设备相比,这还可以为您的公司节省大量成本。设备可以包括智能手机,平板电脑,笔记本电脑和可穿戴设备。考虑一些选项,这些选项定义了设备本身的最大补偿金额以及使用它们所需的服务计划的支付间隔。

其他类型的报销

您的公司可能会提供员工激励措施,以留住优秀的员工。其中一些可能以偿还与工作相关的教育费用,升级用于工作的电子产品或加入行业组织的专业会员身份的形式出现。

公司差旅费政策

差旅费是指在 旅行 一夜之间离开员工的家。管理员工差旅费用的第一步是制定有效且明确的费用政策。当您拥有解释什么构成商务旅行费用的适当文档时,员工和管理人员都将获得参考。人力资源管理协会(SHRM)提供了 模板 作为通用旅行费用政策的起点。该模板包括以下几节,可以根据您公司的需要进行自定义:

  • 概述:提供对该文档的一般介绍。
  • 授权和责任:确定时间表和授权数字。
  • 个人资金:警告个人资金可能会或可能不会用于旅行。
  • 与商务旅行一起度假:解释分离费用的重要性。
  • 例外:记录任何必要的例外。
  • 程序:概述每种允许的旅行费用的程序,通常分为预付费和报销。
    • 允许的预付费用可能包括:
      • 机票价格
      • 租赁车辆
      • 会议注册费
      • 旅行预付款
    • 报销可能包括:
      • 机票价格
      • 汽车:个人和出租
      • 会议注册费
      • 住宿
      • 餐点
      • 营业费用
      • 停车处
      • 来电
      • 通行费
  • 不可报销的旅行费用:标识不允许报销的项目。
  • 非雇员旅行:为陪同雇员的家庭成员或朋友(如果未在公司工作)提供规则。 

最终确定之前,请咨询您的法律团队,以确保符合适用的法规和公司标准。

根据美国总务管理局(GSA)的规则,许多公司选择定义政策和每日津贴率,或住宿,膳食和杂费津贴。这是为了易于使用或遵守法规。的 GSA 确定美国大陆(CONUS)的每日津贴率,国防部(DOD)确定阿拉斯加,夏威夷和非外国地区的每日津贴率。对于国际旅行,每日津贴是由 国务院.

承包商应在合同中概述付款。根据合同规定,GSA,DOD和国务院的费率可能适用也可能不适用。另一个人员例外是卡车司机。的 交通运输部 规定此类旅行的每日津贴率。

控制器挑战

即使是定义最明确的政策,也不会总是被所有员工遵循。规划您的 控制器服务 为公司或寻找 外包记账服务,请计划在您的行动过程中包括以下挑战:

  • 收据管理
  • 缺失数据
  • 费用报表
  • 付款要求
  • 处理时间
  • 能见度
跟上您的员工及其费用可能很耗时,但这并不困难。使用此有用的指南将帮助您制定,实施和维护可以满足公司不断变化的需求的补偿计划。

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