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如何随着公司的成长而扩展内部控制

作者: 比尔·格伯
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太多的企业从不考虑内部控制,直到他们开始失去效率,投资者要求这样做或发生金融灾难。即使许多成长中的企业都是非正式经营的,但尽早建立成功的公司文化也很重要。这包括创建可以随您的业务扩展的内部控制。

记帐入门

典型的早期业务是少数几个在车库或共享办公室空间之外运作的合作伙伴。他们紧密合作,并就业务的各个方面保持不断沟通。可能会花费大量时间来尝试产生销售或管理现金流以维持另一个月的生存时间。任何其他业务活动都可以视为奢侈品。

因为合作伙伴经常彼此了解,并且每个人都在企业中拥有股权,所以通常人们会相信并相信每个人都将企业的利益放在首位。在大多数情况下,这种假设是一个很好的假设,一切都会顺利进行。

不幸的是,仍然有可能出问题的风险,如果确实出了问题,则整个业务可能会面临风险。尽早养成良好的习惯也是明智的。早期企业应实施以下控制措施:

  • 立即开始保留完整,准确和及时的记录,即使只是将所有内容都记录到Excel工作表中。不要等到本季度或本年度末聘请会计师来确定您的钱是否与您认为的一样多。
  • 每项财务交易和决定均应至少获得两个合作伙伴的同意。这不仅涉及盗窃,还有助于确保在任何支出之前达成协议。
  • 及时核对收据,银行对帐单和内部记录。当正确预测现金流量对您的生存至关重要时,准确性至关重要。

雇用您的第一批员工

一旦创始人对保持业务运转所需的工作不知所措,雇用员工是下一个自然步骤。通常,这将是创始人缺乏会计,营销,采购或供应链管理等专业知识的领域的某种专家。

无论员工多么熟练或值得信赖,他或她对任何业务都不应该承担全部责任。合作伙伴应定期检查工作-不要仅仅签署报告。一种替代方法是让两名员工处理相关任务,以便可以对其工作进行交叉检查。

例如, 应收账款 可以检查员工的工作以查看其是否与销售员工的工作相匹配。如果您在两件事上都遇到麻烦,外包簿记服务或其他第三方服务可以为您提供额外的检查,以确保准确性。

如果还没有的话,这也是创建员工手册和正式职位描述的时候。这样可以确保每个员工都知道要执行哪些任务,并且可以在有人决定继续工作时实现更好的连续性。

建立会计部门

当招聘人数达到两位数时,通常是将员工分为不同部门的时候了。这个阶段几乎是最初招聘阶段的重复,但是任务是委派给部门而不是单个员工。

这里的关键是在一个部门内划分任务,以保持至少两名员工看待一切的原则。此外,任务 应该仍然分开 以一种方式阻止单个员工访问这些书籍以掩盖欺诈。例如,输入已收付款的员工不能更改销售日志。相反,一名雇员应处理所有销售分录,另一名雇员应处理所有付款分录。

典型的控制结构如下:

  • 员工完成任务。
  • 根据另一名员工完成的关联任务(例如,销售和应收账款)对工作进行了交叉检查。
  • 部门经理协调两名员工的工作,确保其匹配并抽查单个交易。
  • 创始人或高管查看部门经理的报告,并可以亲自审核部分交易或要求公司的财务总监进行审核。

如果您仍然太小而无法正确划分所有任务,或者缺少内部资源来管理会计,则可以考虑 外包记账服务 或由每位员工的主管进行更彻底的审查。

缩放为 中大型企业

随着您的成长,一般原则保持不变。主要区别在于,如果您决定公开上市或私人投资者需要更好的账簿,则需要更多的形式和遵守公认会计原则。您应该寻求回答以下问题:

  • 您先前是否曾做出过一项决定,将职责或其他最佳做法完全分开以减少人员或外包费用?
  • 您目前的做法是否会影响报告的准确性或完整性?
  • 您的财务数据是否及时更新?
  • 您现有的控制措施是否给员工舞弊留下了机会?

如果您对每个问题的回答都不尽如人意,请遵循您早期所做的相同原则。引进具有您所缺乏的专业知识的高级管理人员,创建文件化的政策和程序以消除缺点,并引入内部或外包人员来确保涵盖所有任务。在每个步骤之后,请重新评估并继续执行该循环,直到您确信内部控制已足够强大。

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