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经济适用的DCAA小型企业会计系统

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小型企业必须成立 符合DCAA的会计系统 如果他们想竞争政府合同,但这些工具无需花费巨资。通过基本了解DCAA要求和大多数标准会计平台,合格的簿记员,控制人和会计师可以达到并超过监管准则。

会计系统过渡的时间

在授予任何合同之前,DCAA审核员将检查您公司的会计系统,以验证其是否能够根据DCAA标准维护记录。在某些情况下,小型企业没有投资任何综合会计平台,因此他们担心在正式授予合同之前安装这种平台的费用。

在这种情况下,DCAA不需要将系统完全安装到位。相反,企业可以演示拟议系统的功能,并承诺在合同最终确定后就将簿记安装并完全过渡到新平台。

奖前会计制度评估

DCAA审核员正在寻找 特定的系统功能 当他们进行奖励前评估时。该过程旨在简单透明,因此小型企业可以通过以下方式轻松地提前获取这些要求的列表: 奖励前会计系统充足性清单.

提交任何会计平台之前,请确保其能够执行以下功能:

特定于工作的时间输入

DCAA需要明确区分完成合同相关任务的工作时间和其他项目的工作时间。选择平台时,请选择一个提供计时系统的平台,该系统允许员工将打孔和打孔分配给特定的工作分配。

直接成本和间接成本过帐

某些成本和费用与单个合同直接相关。例如包括专门用于生产商品的材料或提供特定服务所涉及的人工。但是,其他费用对于整个业务运营是必需的,并且它们支持当前正在生产的多个或全部合同。

例如,公用事业费用与一个项目没有直接关系,尽管需要公用事业来运营业务。在这种情况下,会计系统必须能够区分两者,然后在为账单目的将间接成本分配给特定合同时应用公平和一致的公式。

分开允许和不允许的费用

帐单结算时不能包括一些通常允许的业务费用 政府合同。例如,公司无法向联邦机构收取娱乐费用或对慈善组织的捐款。确保您的会计平台能够区分允许和不允许的成本和费用,最好从任何政府发票中删除不允许的成本和费用。

临时费用与实际间接费用的经常对帐

提交价格建议时,企业必须估算将收取一些费用的费率。 DCAA准则要求定期对临时费用与实际费用进行核对。在这种情况下,支持文档至关重要–特别是如果成本高于预期的话。审核员将要求提供用于创建预测的方法的文档,以及清晰的证明实际数据准确性的支持文档。

相关支持文件的存储

当需要审核时,DCAA代表希望公司提供支持所有帐户中发布的数字的所有文档。例如,材料成本由供应商发票支持,而人工成本由计时记录支持。小型企业不需要以电子方式维护这些文件,尽管这种做法确实简化了审核过程。不论是以纸面版还是软版形式保存,会计系统都必须包括存储和维护相关证明文件的过程。

定期过帐到公司范围的总帐和对帐

作为最佳实践,DCAA希望将针对政府合同的簿记与公司的整体账目进行核对。评估人员需要一个全面的总帐,该总帐会定期更新以包括与公司所有合同有关的数字。

符合CAS

有联邦法律概述了 成本会计标准(CAS) 所有政府承包商和分包商都必须遵守。制定了这些规则以确保一致地应用政府标准,无论哪个企业提供商品和/或服务。会计系统必须能够应用所需的CAS,并且企业必须能够提供所应用标准的书面文档。

分包商的准确记录

让分包商参与受政府合同监管的项目,会使DCAA合规性更加复杂。例如,在某些条件下,分包商的发票只能包含在合同项目的会计中,并且分包商和分包商随后从事的任何业务都必须遵守CAS。选择具有分离子功能的会计系统合同制的工作,以便您可以确保满足所有相关要求。

昂贵的会计平台将自己推销为具有满足所有DCAA要求的专有能力。但是,事实并非如此。当有经验的簿记员了解这些规定时,便可以使用更实惠的会计工具来达到DCAA标准。

对贵公司符合DCAA标准的簿记服务感兴趣?我们可以提供帮助。

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