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差旅和费用管理的5大挑战

前5个挑战的支出管理旅行
 
国际扩张,业务流动和全球化导致许多公司的差旅费用增加。这些挑战通常分为五个主要类别,您需要克服这些挑战才能重新控制公司的费用帐户。

1.不清楚的旅行费用政策

差旅费用政策可能令人困惑或难以理解。如果员工不完全知道可接受的付款范围,那么他们将无法避免遇到问题。
 
常见的旅行费用,例如旅馆和食物,应明确列出。如果您的组织与特定的连锁店或特定的业务列表有合作关系,请提供方便的参考表以节省时间并降低复杂性。一些员工寻找廉价酒店来省钱,但最终却要花比与合作伙伴公司更多的价格。
 
包含此信息的移动应用程序将最适合您的商务旅行者。员工应该能够快速获取相关的政策和信息,以免最终陷入怀疑自己填充报告的情况。在许多情况下,他们只是缺乏做出明智决定所需的数据。
 

2.费用可见度低

您知道旅行费用帐户中支出最高的类别吗?员工出差期间平均每天支付食物的费用多少?如果您无法查看这些数据,则在审核和优化过程中会遇到重大障碍。
 
您当前的系统可能不足以以有用的形式显示数据。例如,如果您只能查看有限的报告集,则可能会错过重要的见解。来自其他数据库的信息可能会进一步揭示特别棘手的情况,但前提是您有办法将这些数据提取到会计系统中。例如,您可能会在员工报告中看到异常购买。如果您的费用系统可以与其他应用程序集成,则您会看到该员工必须去急诊诊所并为突发疾病买抗生素。
 
整理报告的结构,以便您可以快速提取各种报告。您无需单击多个程序即可比较数据集或弄清楚为什么数字似乎不正确。单个面板视图使您可以快速浏览最重要的指标。
 

3.低效的流程

您是否要在电子表格中输入费用信息?手动流程使您难以控制传入成本,尤其是当您有数百名员工发送其信息时。如果您处理纸质收据,此问题将变得更加严重,因为它们可能难以阅读或提供的费用记录不完整。
您需要彻底检查差旅费用管理流程,以克服这一障碍。丢弃电子表格并获得一个自动系统,以消除您的数据输入。简化员工输入费用的方式,因此您不必再次看到其他纸质收据。双方的流程都应该快速,轻松且直观。我们最喜欢的一些应用程序包括Expensify,Tallie,Concur和Nexonia。
 

4.延迟的员工报销

批准或拒绝员工报销需要多长时间?如果您事后处理差旅费用,您就不想让员工等着收回他们的钱。最终,人们可能会拒绝商务旅行或对组织产生不满。
 
许多因素导致员工报销延迟,从等待时间太长到处理费用报告到缺少关键信息。审核您当前的过程并查找导致速度问题的问题。您可能需要限制员工可以提交必要的文件或列出快速批准费用的时间。
 
例如,如果您的酒店和餐饮费用总额始终得到批准,则可以使这些评论自动化。系统会为您照顾那些员工,因此您有时间查看特殊情况。通过限制您需要动手做的工作量,可以提高报销效率。最后,通过采用我们个人喜欢的账单管理系统, Bill.com,您可以直接通过ACH加快报销过程,直接进入您的员工帐户。
 

5.俯瞰员工差旅费用趋势

电子表格或类似系统会将您的数据可见性降低到单个时间点。您无法分辨员工的支出是否非正常,因为您看不到图片中的其他拼图。一些员工可能正在缓慢地填补他们的帐户或有意外的支出。
 
您需要将历史趋势与公司和员工个人平均水平进行比较。一种 健全的会计制度 为您提供必要的信息,并向您显示在哪里开始调查。您可以快速查看不同的行程,并确定通货膨胀是自然地在增加成本,还是员工在允许的费用边缘发展。
 
有效的差旅费用管理是一个棘手的过程,尤其是当您的系统过时或效率低下时。通过确定问题领域并为每个领域提出正确的解决方案,您可以改善组织解决差旅费用的方式。
 
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